Pflichtenheft

Was ist ein Pflichtenheft?

Pflichtenheft Definition: Ein Pflichtenheft beschreibt die detaillierten technischen Spezifikationen und Umsetzungsschritte eines Projektes, bspw. in der Softwareentwicklung. Damit bildet es eine vertragliche Grundlage und umfasst genaue Angaben zu den zu erbringenden Leistungen, den zeitlichen Ablauf sowie Meilensteine im Projektverlauf. Wichtig zu beachten: Die Erstellung eines Pflichtenheftes erfolgt durch den Anbieter und legt dar, wie die im Lastenheft formulierten Anforderungen erfüllt werden – ein Vertragsabschluss erfolgt in der Regel erst danach.

Klare ERP-Anforderungen für eine reibungsloses Umsetzung

Der Aufbau eines Pflichtenhefts ist entscheidend für den erfolgreichen Verlauf eines Projekts, insbesondere bei der Auswahl und Implementierung von ERP-Systemen. Ein gut strukturiertes Pflichtenheft dient als zentrale Kommunikationsgrundlage zwischen dem Unternehmen und dem ERP-Anbieter und umfasst bspw. folgende wichtige Abschnitte:

• Zielsetzung & Definition der Rahmenbedingungen

• Projektübersicht und Anforderungen

• Technische Spezifikationen

• Zeitplan und Meilensteine

• Verbindliche Leistungen und Gewährleistung

• Zusammenarbeit und Kommunikation

Bedeutung des Pflichtenheftes

Im Pflichtenheft legt der Anbieter dar, wie er die Lastenheft-Anforderungen umsetzen will. Für die weitere ERP-Einführung schafft das Pflichtenheft zusätzlich eine klare Kommunikationsbasis zwischen dem Unternehmen und dem ERP-Anbieter. Es hilft beiden Parteien, ein gemeinsames Verständnis über die Erwartungen und Anforderungen zu entwickeln. Darüber hinaus stellt es sicher, dass alle Leistungen vertraglich abgesichert sind und der Anbieter verpflichtet ist, die beschriebenen Anforderungen zu erfüllen.

Pflichtenheft: Grundlage für die ERP-Auswahl

Die Erstellung eines Pflichtenhefts erfolgt in mehreren Schritten, oft in enger Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer:

• Kennenlernen: Ein erstes Gespräch mit dem ERP-Anbieter, um die grundsätzlichen Anforderungen aus dem Lastenheft zu überprüfen.
• Workshop: Der Anbieter entwickelt individuelle Lösungen, um dem Unternehmen zu zeigen, wie die Anforderungen umgesetzt werden können.
• Angebot: Auf Basis des Pflichtenhefts unterbreitet der Anbieter ein verbindliches Angebot.

Warum ist ein Pflichtenheft notwendig?

Das Pflichtenheft dient als Bewertungsgrundlage und stellt sicher, dass alle Leistungen klar definiert und vertraglich abgesichert sind. Es verhindert Missverständnisse und ermöglicht es dem Unternehmen, den richtigen ERP-Anbieter auszuwählen, ohne Interpretationsspielraum zu lassen. Nach dem Vertragsabschluss ist das Pflichtenheft verbindlich und der Anbieter muss die beschriebenen Leistungen erbringen.

Lastenheft oder Pflichtenheft – was kommt zuerst?

Das Lastenheft und das Pflichtenheft werden oft synonym verwendet, unterscheiden sich jedoch grundlegend. Das Unternehmen, das ein ERP-System sucht, erstellt zunächst das Lastenheft, in dem die Anforderungen beschrieben werden – das „Was“ und „Wofür“. Darauf aufbauend erstellt der ERP-Anbieter das Pflichtenheft, in dem er darlegt, wie die Anforderungen umgesetzt werden – das „Wie“ und „Womit“.

Ein Merksatz zur Hilfestellung:

„Das Lastenheft beschreibt, was zu tun ist, und das Pflichtenheft zeigt, wie es umgesetzt wird.“

Nachdem das Pflichtenheft für das ERP-Projekt erstellt wurde, geht es zur ERP-Auswahl. Hier gibt es mir Infos dazu.