Ein Freigabeworkflow ist ein festgelegter Prozess, der sicherstellt, dass nur geprüfte und freigegebene Daten, Dokumente oder Aufträge in die nächste Prozessstufe gelangen. Im Maschinenbau – insbesondere im Sondermaschinen- und Anlagenbau – betrifft er vor allem:
CAD-Modelle
technische Zeichnungen
Spezifikationen
Der Workflow kann rein papierlos im PDM-/ERP-System oder auch in einer Mischform aus digitalen Freigaben und manuellen Prüfschritten ablaufen.
Sicherstellen, dass technische und kaufmännische Daten aktuell und fehlerfrei sind
Vermeidung von Fehlbestellungen und Fertigungsfehlern
Dokumentation der Verantwortlichkeiten (Wer hat wann was freigegeben?)
Einheitliche Abläufe, die für alle Projekte gelten
Erstellung
Konstrukteur oder Techniker legt CAD-Daten, Zeichnungen oder Stücklisten an.
Vorprüfung
Interne technische Prüfung, z. B. durch einen erfahrenen Kollegen oder Abteilungsleiter. Dabei werden Punkte wie Maße, Toleranzen, Materialwahl und Normkonformität geprüft.
Freigabeanfrage
Das Dokument oder der Datensatz wird im PDM-System auf „zur Freigabe“ gesetzt.
Prüfung durch Verantwortliche
Projektleiter, Qualitätsmanagement oder Fertigungsplanung kontrollieren die Daten auf Vollständigkeit, Plausibilität und Umsetzbarkeit.
Freigabe
Der Datensatz erhält den Status „freigegeben“ und wird ins ERP-System übertragen. Fertigung, Einkauf oder externe Partner dürfen nun mit diesen Daten arbeiten.
Versionierung bei Änderungen
Änderungen nach der Freigabe erfordern eine neue Revision – alte Versionen bleiben archiviert.
Ein klar definierter Freigabeworkflow beantwortet die Fragen:
Wer darf freigeben? (Konstrukteur, Projektleiter, QM?)
Wie viele Prüfschritte sind nötig? (Einfach- oder Vier-Augen-Prinzip?)
Ab wann gilt eine Zeichnung als verbindlich?
Wie werden Änderungen nach Freigabe kommuniziert?
Muss jede Zeichnung einen Freigabeworkflow durchlaufen, auch Normteile?
→ Meist nicht, Normteile sind bereits geprüft, Ausnahme: kundenspezifische Anpassungen.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Freigabe?
→ Sobald die Konstruktion abgeschlossen ist und alle relevanten Daten vorliegen – zu frühe Freigaben führen oft zu Änderungsaufwand.
Was passiert bei kurzfristigen Änderungen in der Fertigung?
→ Änderungen müssen auch im PDM nachgezogen und neu freigegeben werden, sonst entstehen Versionskonflikte.
Kann man eine Freigabe zurückziehen?
→ Ja, mit Statusänderung auf „gesperrt“ oder „zurückgezogen“, um die Verwendung zu stoppen.
PDM-System: technische Datenverwaltung, Versionierung, Prüfstatus
ERP-System: kaufmännische Daten, Materialwirtschaft, Fertigungsaufträge
Schnittstelle sorgt dafür, dass nur freigegebene CAD-Daten und Stücklisten ins ERP gelangen.
Beispiel:
Konstruktion erstellt ein CAD-Modell → PDM-Status: „in Arbeit“
Nach Prüfung Statuswechsel auf „freigegeben“ → ERP erhält automatisch Artikelstammdaten und Stückliste
ERP erstellt daraus den Fertigungsauftrag mit Terminplanung
Standardisierte Status im PDM verwenden („in Arbeit“, „zur Freigabe“, „freigegeben“, „gesperrt“)
Automatisierte Benachrichtigungen bei Freigaben einführen
Visuelle Freigabestempel auf Zeichnungen (mit Datum und Verantwortlichem)
Regelmäßige Schulung der Mitarbeiter zu Workflow-Regeln
Änderungsprotokolle im PDM aktiv nutzen
Ein sauber definierter Freigabeworkflow ist im Sondermaschinenbau entscheidend, um Projekte fehlerfrei, termingerecht und kosteneffizient umzusetzen. Er sorgt für klare Verantwortlichkeiten, verhindert Datenchaos und schafft eine verlässliche Grundlage für Fertigung, Beschaffung und Montage.
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