Einbauerklärung

Was ist eine Einbauerklärung?

Eine Einbauerklärung ist ein rechtlich vorgeschriebenes Dokument für unvollständige Maschinen oder Teilmaschinen, die noch nicht alle Anforderungen der europäischen Maschinenrichtlinie (2006/42/EG) bzw. künftig der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 (MVO) erfüllen.

Der Hersteller einer unvollständigen Maschine erklärt damit, dass die Baugruppe zwar sicher entworfen und gefertigt wurde, aber erst durch den Einbau in eine vollständige Maschine oder Anlage den vollständigen Anforderungen entspricht.

Im Gegensatz zur vollständigen Konformitätserklärung darf eine Maschine mit Einbauerklärung nicht eigenständig in Betrieb genommen werden.

Einbauerklärung im Sondermaschinen- und Anlagenbau

Im Sondermaschinenbau kommt die Einbauerklärung häufig vor, da viele Projekte aus Teilbaugruppen bestehen, die später zu einer Gesamtanlage integriert werden. Beispiele:

• Antriebseinheiten oder Robotermodule, die in eine Sondermaschine eingebaut werden

• Schaltschränke oder Steuerungen, die kundenseitig ergänzt werden

• Mechanische Baugruppen, die ohne vollständige Schutzmaßnahmen geliefert werden

Typischer Ablauf:

1. Hersteller der Teilmaschine erstellt die Einbauerklärung und liefert technische Unterlagen (z. B. Montageanweisungen).

2. Integrationsverantwortlicher (oft der Sondermaschinenbauer) baut die Teilmaschine in die Gesamtkonstruktion ein.

3. Für die Gesamtmaschine wird eine Konformitätserklärung erstellt und das CE-Zeichen vergeben.

Inhalte einer Einbauerklärung

Eine Einbauerklärung enthält in der Regel:

• Name und Anschrift des Herstellers der unvollständigen Maschine

• Bezeichnung der unvollständigen Maschine (Typ, Seriennummer)

• Hinweis, dass die Maschine nicht eigenständig betrieben werden darf

• Angabe, welche Richtlinien/Normen bereits berücksichtigt wurden

• Verpflichtung, die notwendigen Unterlagen auf Verlangen den Behörden bereitzustellen

• Name und Unterschrift des Verantwortlichen

Verknüpfung mit ERP, PDM und DMS

• ERP-Systeme: Verwaltung der Einbauerklärung im Projekt- oder Auftragskontext; Zuordnung zu Baugruppen und Lieferanten.

• PDM-Systeme: Verknüpfung der Einbauerklärung mit CAD-Daten, Stücklisten und Dokumentationen.

• DMS (Dokumentenmanagementsysteme): revisionssichere Ablage von Einbauerklärungen, Risikobeurteilungen und Montageanleitungen.

So wird sichergestellt, dass die Einbauerklärung immer nachvollziehbar in die technische Dokumentation und CE-Konformität der Gesamtmaschine eingebunden ist.

Nutzen für kleine und mittelständische Unternehmen

• Rechtssicherheit: Nachweis, dass Baugruppen normgerecht entworfen wurden

• Dokumentation: Klare Trennung zwischen Verantwortlichkeiten von Teil- und Gesamtmaschinenhersteller

• Transparenz: Vollständige Maschinenakten mit allen Unterlagen

• Kundensicherheit: Vertrauen durch saubere und nachvollziehbare CE-Prozesse

Typische Fragestellungen aus der Praxis

Was ist der Unterschied zwischen Einbauerklärung und Konformitätserklärung?
→ Die Einbauerklärung gilt für unvollständige Maschinen, die nicht eigenständig betrieben werden dürfen. Die Konformitätserklärung gilt für vollständige Maschinen und erlaubt die CE-Kennzeichnung.

Wer ist verantwortlich für die CE-Kennzeichnung der Gesamtmaschine?
→ Derjenige, der die unvollständige Maschine in die Gesamtanlage integriert und in Verkehr bringt – in der Regel der Sondermaschinenbauer.

Müssen Einbauerklärungen archiviert werden?
→ Ja, sie sind Teil der technischen Dokumentation und müssen im DMS oder ERP revisionssicher hinterlegt werden.

Darf eine Maschine mit Einbauerklärung ausgeliefert werden?
→ Ja, aber nur an Fachbetriebe, die sie in eine vollständige Maschine integrieren – nicht an Endkunden als fertiges Produkt.

Best Practices

• Einbauerklärungen standardisiert in ERP/DMS-Systemen verwalten

• Prüfen, ob alle vom Teilmaschinenhersteller bereitgestellten Unterlagen vollständig sind

• Dokumentationspflichten im PDM/ERP klar regeln (Verknüpfung mit CAD-Stücklisten, Baugruppen, Projekten)

• Zuständigkeiten klar definieren: Wer erstellt, prüft und archiviert die Einbauerklärung?

• Im Projektabschluss sicherstellen, dass alle Einbauerklärungen in die Gesamtdokumentation übernommen wurden

Die Einbauerklärung ist im Sondermaschinen- und Anlagenbau ein wesentlicher Bestandteil der CE-Prozesse. Sie regelt die Schnittstelle zwischen Teilmaschinenhersteller und Gesamtmaschinenbauer, schafft Transparenz über Verantwortlichkeiten und stellt sicher, dass am Ende nur die vollständige Maschine mit einer Konformitätserklärung und CE-Kennzeichnung ausgeliefert wird.

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