Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931.
E-Rechnungen müssen
- in einem vorgegebenen strukturierten Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und
- eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Formate wie PDF, TIF, DOCX oder JPEG erfüllen diese Anforderungen nicht und gelten ab 2025 als „sonstige Rechnungen.“
Akzeptierte E-Rechnungsformate umfassen XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format.
Ab 2025: E-Rechnungspflicht für Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und stellen.
Grundlage ist das im März 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz. Mit dieser Verpflichtung schließt Deutschland zur Praxis anderer EU-Staaten auf und bereitet sich auf die Einführung eines europaweiten Umsatzsteuer-Meldesystems vor, das aus E-Rechnungsdaten gespeist wird.
Welche Regelungen, Übergangsfristen und Ausnahmen gibt es?
Versand von E-Rechnungen:
- Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen versenden.
- Der Versand der E-Rechnung kann per E-Mail, über Schnittstellen oder über ein Downloadportal erfolgen.
- Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin Papierrechnungen oder Rechnungen in nicht-konformen Formaten (z. B. PDF) nutzen. Übergangsfristen sind wie folgt vorgesehen:
- Bis 2026: Sonstige Rechnungen (Papierform, PDF, JPG etc.)
- Bis 2027: Sonstige Rechnungen (Papierform, PDF, JPG etc.) nur bei einem Umsatz 2026 < 800.000 €
- Bis 2027: Rechnungen im EDI-Format
- Ab 2028: Die Übergangsfrist endet und E-Rechnungen müssen nach EN 16931 ohne Zustimmung des Empfängers ausgestellt und versendet werden.
Empfang von E-Rechnungen:
- Alle Unternehmen müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können.
- Die Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre im Originalformat.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt für steuerpflichtige B2B-Geschäfte zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Ausgenommen sind Umsätze mit privaten Verbrauchern (B2C) und grenzüberschreitende B2B-Transaktionen. Kleinunternehmer müssen bis 2028 auf E-Rechnungen umstellen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
- Sind Leistungen nach §4 Nr. 8-29 UStG erbracht worden, kann die Rechnung weiterhin als PDF oder im Papierformat übermittelt werden
Benötigen Sie Unterstützung bei der Einführung der E-Rechnung?
Schauen Sie in unserem Blog "Bereit für die E-Rechnungspflicht?" vorbei und entdecken Sie hilfreiche Tipps für die Übergangsphase.
