Auftragsabwicklung

Auftragsabwicklung bei KMU im Sondermaschinen- und Anlagenbau

Die Auftragsabwicklung im Sondermaschinenbau und Anlagenbau beschreibt den gesamten Prozess von der Auftragsannahme bis hin zur Auslieferung des fertigen Produkts. Insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) im Sondermaschinenbau und Anlagenbau sind die Anforderungen an eine effiziente und präzise Auftragsabwicklung hoch, da oft maßgeschneiderte und komplexe Lösungen für individuelle Kundenbedürfnisse entwickelt werden.

Der Prozess der Auftragsabwicklung

Die Auftragsabwicklung Prozesskette umfasst mehrere Phasen:

• Auftragsakquise und Angebotserstellung

Hier werden die Kundenanforderungen erfasst und analysiert. Anhand dieser Daten wird ein Angebot erstellt, das Materialkosten, Arbeitsaufwand und Lieferzeiten berücksichtigt. Gerade im Sondermaschinenbau ist es entscheidend, dass alle relevanten Faktoren in die Angebotskalkulation einfließen, da die Produkte oft Einzelstücke oder Kleinserien sind.

• Auftragserteilung und Ressourcenplanung

Nach Annahme des Auftrags beginnt die eigentliche Planung. Ressourcen wie Personal, Maschinenkapazitäten, Materialien und Lieferanten müssen effizient koordiniert werden. Da KMUs oft nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung haben, ist eine präzise Planung unerlässlich, um Engpässe zu vermeiden.

• Beschaffung und Fertigung:

Die benötigten Materialien werden entweder aus dem Lager entnommen oder beschafft. Gleichzeitig startet die Produktion. Im Sondermaschinenbau handelt es sich oft um Spezialanfertigungen, weshalb die Beschaffung maßgeschneiderter Komponenten eine zentrale Rolle spielt.

• Überwachung und Qualitätskontrolle:

Während der Fertigung ist die ständige Überwachung und Qualitätssicherung entscheidend, um Fehler frühzeitig zu erkennen und Verzögerungen zu vermeiden. Besonders bei KMUs ist die direkte Kommunikation zwischen den Abteilungen wichtig, da weniger Hierarchieebenen vorhanden sind.

• Auslieferung und Nachbearbeitung

Nach Fertigstellung wird die Anlage oder Maschine an den Kunden geliefert. In vielen Fällen folgt eine Inbetriebnahme vor Ort sowie eine Schulung für die Bedienung der Anlage. Im Sondermaschinenbau ist auch der After-Sales-Service ein wesentlicher Bestandteil der Auftragsabwicklung, da Maschinen oft Wartung oder Updates erfordern.

Hindernisse im Prozess der Auftragsabwicklung

Manuelle Prozesse in der Auftragsabwicklung sind häufig der Grund für Stolpersteine in Ihrem Projektdurchlauf:

Mühsame Angebotserstellung:

• Informationen müssen aus verschiedenen Abteilungen (Konstruktion, Einkauf, Produktion) manuell zusammengetragen werden.

• Verwendung von Excel-Tabellen, E-Mails und handschriftlichen Notizen.

Hohe Fehleranfälligkeit:

• Inkonsistente oder unvollständige Daten führen zu Missverständnissen.

Ineffiziente Abstimmung:

• Verzögerungen in der Kommunikation zwischen den Abteilungen.

• Projekte können verspätet oder fehlerhaft abgeschlossen werden.

Mangelnde Transparenz in der Materialplanung:

• Unklare Lagerbestände führen zu Über- oder Unterbeständen.

• Höhere Kosten durch unnötige Wartezeiten und fehlende Optimierungen.

Wie der Prozess der Auftragsabwicklung durch die Nutzung einer ERP-Lösung vereinfacht wird

Durch den Einsatz eines ERP-Systems wird dieser zeitfressende manuelle Aufwand erheblich reduziert.

• Anstatt Daten manuell zusammenzutragen, erfasst und verarbeitet die ERP-Auftragsabwicklung alle Informationen zentral. Dies ermöglicht den Abteilungen, von der Angebotserstellung bis zur Produktion, nahtlos und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

• Aufgaben wie die automatische Berechnung von Stücklisten, die Überwachung von Lagerbeständen oder das Einholen von Preisänderungen werden effizient und fehlerfrei durch Automatisierung abgewickelt.

• Ein ERP-System sorgt für Transparenz in allen Bereichen: Jede Abteilung hat stets Zugriff auf aktuelle Daten, sodass Missverständnisse und Verzögerungen minimiert werden. Gleichzeitig können Engpässe bei Material und Ressourcen rechtzeitig erkannt und behoben werden, bevor es zu Störungen im Produktionsablauf kommt.

Das Resultat ist eine erhebliche Zeitersparnis und eine viel höhere Prozesssicherheit – ein entscheidender Vorteil, um in einem wettbewerbsintensiven Markt bestehen zu können.