Unsere ERP-Lösung für den Sondermaschinenbau!
„Für ein ERP sind wir noch zu klein.“
Diese Einschätzung höre ich oft von Interessenten. Viele Betriebe sind über Jahre gewachsen. Die Abläufe haben sich mitentwickelt und funktionieren – häufig ohne durchgängiges ERP-System. Der Geschäftsführer kennt die laufenden Projekte. Die Konstruktion weiß, welche Baugruppen noch fehlen. Der Einkauf kennt seine Lieferanten und führt eigene Übersichten. Informationen werden über Excel, E-Mail, Ordnerstrukturen oder im direkten Gespräch ausgetauscht.
Bei zehn Mitarbeitern kann das hervorragend funktionieren. Auch bei 30 Mitarbeitern kann es funktionieren. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Ab wie vielen Mitarbeitern brauchen wir ein ERP?“ Sondern: „Bekommen wir die Informationen, die wir für unsere tägliche Arbeit benötigen, noch schnell, zuverlässig und ohne unnötige Mehrarbeit?“ Genau hier zeigt sich, ob die vorhandenen Strukturen noch zur Größe und Komplexität des Unternehmens passen.
Ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern und Serienfertigung kann völlig andere Anforderungen haben als ein Sondermaschinenbauer gleicher Größe.
Im projektbezogenen Maschinenbau entsteht das Produkt häufig erst nach Auftragseingang. Maschinen und Anlagen werden kundenspezifisch konstruiert, Stücklisten wachsen während des Projekts und Änderungen gehören zum Alltag. Gleichzeitig können nachfolgende Abteilungen nicht immer warten, bis die Konstruktion vollständig abgeschlossen ist.
Ein typischer Ablauf sieht beispielsweise so aus:
Kundenauftrag → Konstruktion beginnt → erste Baugruppen entstehen → Langläufer werden identifiziert → Einkauf bestellt → Konstruktion arbeitet weiter → Stückliste verändert sich → weitere Teile werden beschafft
Konstruktion, Einkauf, Projektleitung und Arbeitsvorbereitung arbeiten damit teilweise gleichzeitig am selben Projekt – allerdings mit unterschiedlichen Informationen und Aufgaben. Genau diese Parallelität macht kleine Sondermaschinenbauer organisatorisch anspruchsvoller, als es die reine Mitarbeiterzahl vermuten lässt.
Die Konstruktion erstellt eine Stückliste aus dem CAD-System. Der Einkauf übernimmt relevante Positionen in eine eigene Excel-Liste. Weitere Informationen werden anschließend noch einmal in einer kaufmännischen Software erfasst.
Solange sich wenig verändert, fällt die doppelte Datenpflege vielleicht kaum auf.
Problematisch wird es, wenn Stücklisten größer werden, mehrere Projekte gleichzeitig laufen oder sich Positionen nachträglich ändern.
Dann stellt sich schnell die Frage: Welche Liste enthält eigentlich den aktuellen Stand?
Ein ERP für den projektbezogenen Maschinenbau sollte deshalb Informationen aus der Konstruktion weiterverwenden können, anstatt eine weitere Dateninsel zu schaffen.
„Kann ich das schon bestellen?“
„Ist die Zeichnung freigegeben?“
„Kommt da noch etwas?“
„Ist das die aktuelle Version?“
Solche Rückfragen sind im Sondermaschinenbau normal. Werden sie jedoch zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags, fehlt häufig eine gemeinsame Informationsbasis.
Besonders deutlich wird das bei Langläufern.
Ein Bauteil mit mehreren Wochen Lieferzeit kann nicht erst bestellt werden, wenn die gesamte Maschine fertig konstruiert ist. Der Einkauf muss frühzeitig aktiv werden können.
Ein projektorientiertes ERP sollte deshalb mit einer wachsenden Stückliste umgehen können: Beschaffung beginnt bereits, während die Konstruktion weiterarbeitet.
Eine Position wurde bereits bestellt – anschließend ändert die Konstruktion die Menge.
Ein Bauteil entfällt.
Ein anderes wird ersetzt.
Eine Baugruppe erhält einen neuen Stand.
Jetzt reicht es nicht, dass die Konstruktion von der Änderung weiß. Auch der Einkauf muss erkennen können, ob die Änderung Auswirkungen auf bereits ausgelöste Bestellungen hat.
Je mehr Projekte gleichzeitig bearbeitet werden, desto schwieriger wird es, solche Informationen ausschließlich über persönliche Abstimmung weiterzugeben.
Ein ERP kann hier Transparenz schaffen, indem Änderungen am Projekt mit dem bereits erreichten Beschaffungsstand zusammengebracht werden.
Der Geschäftsführer möchte wissen, wie weit Projekt A ist.
Also fragt er die Konstruktion.
Anschließend den Einkauf.
Vielleicht noch die Arbeitsvorbereitung.
Und für die Kosten muss eine weitere Auswertung geöffnet oder eine Excel-Liste aktualisiert werden.
Das funktioniert – kostet aber Zeit.
Ein gutes Warnsignal lautet deshalb:
Wenn wir wissen möchten, wo ein Projekt steht: Können wir nachsehen oder müssen wir jemanden fragen?
Mit zunehmender Zahl paralleler Projekte wird ein zentraler Überblick wichtiger. Welche Positionen sind bereits konstruiert? Was wurde bestellt? Was ist geliefert? Was fehlt? Wo gibt es Verzögerungen?
Diese Transparenz ist einer der wesentlichen Gründe, warum ein ERP auch für ein kleines Unternehmen sinnvoll werden kann.
Kleine Familienunternehmen haben einen großen Vorteil: kurze Wege und viel persönliches Wissen.
Der Geschäftsführer kennt viele Projekte selbst. Ein langjähriger Einkäufer kennt Lieferanten, Preise und Besonderheiten. Konstrukteure wissen, wie ähnliche Maschinen in der Vergangenheit gelöst wurden.
Dieses Wissen ist wertvoll.
Problematisch wird es erst, wenn Prozesse nur deshalb funktionieren, weil bestimmte Personen etwas wissen.
Urlaub, Krankheit, neue Mitarbeiter oder weiteres Wachstum machen solche Abhängigkeiten sichtbar.
Digitalisierung bedeutet deshalb nicht, persönliche Zusammenarbeit abzuschaffen. Sie sollte vielmehr dafür sorgen, dass relevante Informationen auch für andere Mitarbeiter nachvollziehbar zur Verfügung stehen.
Excel ist auch mit ERP-System sinnvoll und wird in Unternehmen nicht verschwinden.
Kritisch wird es, wenn immer neue Excel-Listen entstehen, um fehlende Zusammenhänge zwischen Konstruktion, Einkauf und Projektabwicklung auszugleichen.
Zum Beispiel:
Dann ist nicht Excel selbst das Problem.
Die vielen Listen sind vielmehr ein Hinweis darauf, dass Informationen aus verschiedenen Bereichen manuell zusammengeführt werden müssen.
Ein kleines Unternehmen braucht nicht automatisch weniger leistungsfähige Prozesse als ein großes. Es braucht aber häufig weniger Komplexität bei der Software.
Gerade für kleine und mittelständische Sondermaschinenbauer sollte ein ERP deshalb zum Projektgeschäft passen. Dazu gehört beispielsweise, dass das System:
Die Frage sollte also nicht sein, wie viele Funktionen ein ERP bietet.
Entscheidend ist: Unterstützt es die Prozesse, die im eigenen Unternehmen tatsächlich stattfinden?
Dieser Unterschied ist gerade für Sondermaschinenbauer wichtig. Viele klassische ERP-Abläufe lassen sich vereinfacht so darstellen:
Stückliste → Planung → Beschaffung → Fertigung
Im Sondermaschinenbau laufen diese Schritte jedoch häufig nicht sauber nacheinander ab.
Während eine Baugruppe bereits beschafft wird, befindet sich eine andere noch in der Konstruktion. Gleichzeitig werden Positionen ergänzt oder geändert.
Ein ERP für Projektfertigung muss mit diesem Zustand umgehen können.
Die unfertige Stückliste ist dabei kein Fehler im Prozess. Sie ist Teil des Prozesses.
Genau deshalb sollte bei der Auswahl eines ERP-Systems nicht nur geprüft werden, ob Einkauf, Verkauf, Lager oder Kalkulation vorhanden sind. Entscheidend ist auch, wie das System mit der Realität eines kundenspezifischen Maschinenbauprojekts umgeht.
Auch diese Frage gehört zu einer ehrlichen Betrachtung.
Wenn nur wenige überschaubare Projekte gleichzeitig laufen, Informationen ohne großen Aufwand verfügbar sind, kaum Daten doppelt gepflegt werden und die vorhandenen Lösungen zuverlässig funktionieren, besteht nicht automatisch Handlungsbedarf.
Ein ERP sollte kein Selbstzweck sein.
Anders sieht es aus, wenn Mitarbeiter einen zunehmenden Teil ihrer Zeit damit verbringen, Informationen zu suchen, Listen abzugleichen, Daten mehrfach zu erfassen oder sich gegenseitig über Änderungen zu informieren.
Dann lohnt sich die Frage, ob die bestehenden Werkzeuge noch zur heutigen Arbeitsweise passen.
Für ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern muss die Lösung nicht möglichst groß sein.
Sie muss zum Unternehmen passen.
Genau darauf ist erp4cad ausgerichtet: An kleine und mittelständische Unternehmen aus dem Sondermaschinen- und Anlagenbau sowie verwandten Bereichen der projektorientierten Einzelfertigung. Besonders relevant ist die Lösung für Unternehmen mit eigener Konstruktion, bei denen Stücklisten während des Projektes entstehen und Konstruktion, Einkauf und weitere Bereiche parallel arbeiten müssen. Zu den zentralen Ansätzen gehören die Übernahme von Informationen aus CAD und PDM, die Arbeit mit wachsenden Stücklisten sowie die frühzeitige Beschaffung bereits bekannter Positionen. Mit der projektübergreifenden Projektübersichtsliste (PÜL) steht den beteiligten Bereichen eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für die weitere Projektabwicklung zur Verfügung.
Dabei steht nicht ein starrer Standardprozess im Vordergrund. Stattdessen unterstützt erp4cad die Besonderheiten des Projektgeschäfts – von der wachsenden Stückliste über die frühe Beschaffung bis zur projektbezogenen Übersicht.
Nein – aber 30 Mitarbeiter sind auch kein Grund, automatisch ein ERP einzuführen.
Entscheidend ist die Komplexität der Zusammenarbeit.
Wenn Konstruktion und Einkauf zunehmend parallel arbeiten, Stücklisten während des Projekts wachsen, Informationen mehrfach gepflegt werden und der aktuelle Projektstand nur mit vielen Rückfragen ermittelt werden kann, kann ein ERP bereits bei einem kleinen Unternehmen einen deutlichen Unterschied machen.
Die bessere Frage lautet deshalb nicht: „Sind wir groß genug für ein ERP?“
Sondern: „Sind unsere heutigen Abläufe noch einfach genug für unsere bisherigen Werkzeuge?“
Falls Sie sich zu diesem Thema mit mir austauschen wollen, kontaktieren Sie mich gerne telefonisch oder per E-Mail anzeigen.
Maximilian Dietz ist Geschäftsführer Vertrieb bei der all4cad GmbH. Er kennt die Herausforderungen des Maschinen- und Anlagenbaus aus der Praxis – und weiß, wie Software echte Arbeit erleichtert.
Mit Leidenschaft für digitale Prozesse und effizientes Projektmanagement unterstützt er mittelständische Unternehmen dabei, ihre technischen Abläufe zu vernetzen und zu optimieren.
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