Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und stellen. Grundlage ist das im März 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz (siehe Auszug im Bundesgesetzblatt BGBL 2024 I Nr. 108 vom 27.03.2024*). Mit dieser Verpflichtung schließt Deutschland zur Praxis anderer EU-Staaten auf und bereitet sich auf die Einführung eines europaweiten Umsatzsteuer-Meldesystems vor, das aus E-Rechnungsdaten gespeist wird.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Diese müssen
- in einem vorgegebenen strukturierten Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen werden
- eine elektronische Verarbeitung ermöglichen
Formate wie PDF, TIF, DOCX oder JPEG erfüllen diese Anforderungen nicht und gelten ab 2025 als „sonstige Rechnungen.“ Akzeptierte E-Rechnungsformate umfassen XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format.
Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen ausstellen. Der Versand der E-Rechnung kann per E-Mail, über Schnittstellen oder über ein Downloadportal erfolgen. Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin Papierrechnungen oder Rechnungen in nicht-konformen Formaten (z. B. PDF) nutzen. Übergangsfristen sind wie folgt vorgesehen:
Ab 2028: Die Übergangsfrist endet und E-Rechnungen müssen nach EN 16931 ohne Zustimmung des Empfängers ausgestellt und versendet werden.
Alle Unternehmen müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen und revisionssicher archivieren können. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre im Originalformat.
Die E-Rechnungspflicht gilt für steuerpflichtige B2B-Geschäfte zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Ausgenommen sind Umsätze mit privaten Verbrauchern (B2C) und grenzüberschreitende B2B-Transaktionen. Kleinunternehmer müssen bis 2028 auf E-Rechnungen umstellen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sind Leistungen nach §4 Nr. 8-29 UStG** erbracht worden, können diese ebenfalls als „sonstige Rechnungen“ als PDF oder im Papierformat übermittelt werden.
Die verpflichtende Umstellung auf elektronische Rechnungen bringt einige Hürden mit sich:
Durch die nahtlose Integration der E-Rechnung in bestehende Unternehmensabläufe lassen sich die neuen Anforderungen umsetzen, ohne den betrieblichen Ablauf zu stören.
erp4cad erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung und sorgt für eine strukturierte und sichere Datenübertragung.
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